Så här behandlar vi personuppgifter i vår verksamhet (GDPR)

Definitioner

En personuppgift är information som på något sätt kan identifiera en fysisk levande person. Personuppgifter är exempelvis namn, adress, telefonnummer och e-postadress. Även uppgifter som IP-nummer eller andra uppgifter som i kombination med andra uppgifter kan identifiera någon utgör personuppgifter.

Med behandling av personuppgifter avses all hantering av personuppgifter, exempelvis insamling, lagring, registrering och analyser.

Syfte

Det är viktigt för oss och för vår verksamhet att den som anförtror oss personliga uppgifter ska känna sig trygg med detta.

Vår policy utgår från gällande dataskyddslagstiftning och advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed. Syftet med policyn är att de som kontaktar oss ska få veta hur vi behandlar personuppgifter, vad vi använder uppgifterna till och vilka som får ta del av uppgifterna. Viktigast är att du känner till dina rättigheter och hur du ska ta tillvara på dessa.

Varför behandlar vi personuppgifter

Vi behandlar personuppgifter främst för att kunna fullgöra våra åtaganden mot personer som anlitar oss eller kontaktar oss i vår verksamhet. Vi lagrar eller behandlar inte uppgifter av någon annan anledning än vad som behövs för att uppfylla detta ändamål.

Vi behöver lagra grundläggande personuppgifter för att kunna utföra jävskontroll när personer kontaktar oss så att vi inte åtar oss uppdrag med motstridiga intressen mot de som anlitar oss.
Vi behöver lagra personuppgifter för att kunna följa upp tidigare uppdrag, för att kunna informera våra klienter och i vissa fall för att kunna uppfylla lagbestämmelser.

Vilka personuppgifter behandlar vi

Vi behandlar personuppgifter bara när det finns laglig grund för detta. Vi behandlar inte personuppgifter i annat fall än när det behövs för att fullfölja uppdrag eller andra förpliktelser enligt avtal eller lag. Personuppgifter behandlas enbart av ansvarig jurist eller administratör. Alla anställda har undertecknat ett sekretessavtal. Det innebär att de förbinder sig att inte utan godtagbara skäl ta del av personuppgifter i andras ärenden än de egna. Alla jurister omfattas av tystnadsplikt enligt advokatsamfundets vägledande regler om god advokatsed.

Vi behandlar följande personuppgifter:

• Namn, adress, e-postadresser, telefonnummer och faxnummer.
• Personnummer, ålder, födelsedatum och kön.
• Yrke och titel.
• Uppgifter om betalkortsnummer, kreditkortsnummer, bankkontonummer och andra bankuppgifter som klienten tillhandahåller oss.
• Uppgifter om klienter, motparter och andra personer som ges in till oss i uppdragen eller som publiceras på internet.
• Personuppgifter från offentliga register och domstolar.

Vi behandlar i ärendena även följande känsliga personuppgifter:

• Utredningar från socialtjänsten i mål rörande barn.
• Uppgifter om medlemskap i fackföreningar i arbetsrättsliga tvister.
• Uppgifter från sjukvården då de tillhandahålls av klienten.

Klientens rätt att råda över sina personuppgifter.

Den lagliga grunden för lagring och behandling av personuppgifter är samtycke, intresseavvägning, att behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtal eller rättslig förpliktelse, för att fullgöra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i myndighetsutövning. Du kan när som helst återkalla ditt samtycke. Vi kommer då inte att behandla dina personuppgifter eller inhämta nya uppgifter. Undantaget är om vi behöver uppgifterna för att fullgöra våra skyldigheter enligt avtal eller lag. Återkallelse av samtycke kan göras helt eller delvis och ska alltid ske skriftligt. Ett återkallande av samtycke kan medföra att vi inte kan fullgöra de förpliktelser vi har i förhållande till klienten. Vernia Advokatbyrå AB friskriver sig från ansvar för förluster på grund av detta

Vem är ansvarig för personuppgifterna

Vernia Advokatbyrå AB är personuppgiftsansvarig. Det innebär att vi är ansvariga för hur personuppgifter behandlas och för att de rättigheter tas tillvara som tillkommer den som lämnat personuppgifterna

Den registrerades rättigheter

Den som är registrerad har rätt att få information om vilka uppgifter som lagras och hur de behandlas. Syftet är att den registrerade ska ha kontroll över sina egna uppgifter.

Vernia Advokatbyrå AB förbinder sig att vara öppen med vilka uppgifter som lagras och hur dessa behandlas. Den registrerade har rätt att få veta vilka uppgifter som vi behandlar. Denne har rätt att begära ut ett registerutdrag. För att vi ska veta säkert att personuppgifterna lämnas till rätt person måste begäran om registerutdrag vara skriftlig, innehålla uppgifter om personen som begär ut uppgifterna och vara egenhändigt undertecknad av denne. Personen måste kunna legitimera sig med ett giltigt id-kort.

Om lagrade personuppgifter är felaktiga, ofullständiga eller är mer omfattande än vad som krävs för uppdraget har personen rätt att begära att få uppgifterna rättade eller borttagna.

Den som är registrerad har rätt att få kopia på samtliga uppgifter som lagras. Begäran om kopia på uppgifter ska vara skriftlig. Uppgifterna lämnas ut mot erläggande av avgift för kopiering och transport till den registrerade.

Den som är registrerad kan begära att Vernia Advokatbyrå AB raderar personuppgifter och annat material som finns lagrade. Vi kommer inte att kunna radera grundläggande uppgifter om namn och personnummer eftersom dessa behövs för att vi ska kunna kontrollera jäv mot framtida klienter. Det kan finnas andra uppgifter som inte kan raderas för att vi ska kunna uppfylla våra skyldigheter enligt lag eller andra krav på vår verksamhet. Dessa uppgifter kommer att ligga kvar i vårt system men blockeras för andra ändamål.

Den som lämnar personuppgifter har rätt att begära att behandling av personuppgifter begränsas. Vi kommer inte att använda personuppgifter i marknadsföringssyfte.

Den som har personuppgifter registrerade har rätt att invända mot behandling av personuppgifter som har ett berättigat intresse hos Vernia Advokatbyrå AB.

Den som vill ha information om vilka personuppgifter som Vernia Advokatbyrå AB har sparade, vill ha kopia på dessa eller få uppgifterna raderade, blockerade, eller korrigerade får begära detta på e-postadressen info@vernia.se

Vid begäran om att få uppgifter raderade, ändrade eller blockerade ska detta ske skyndsamt och senast inom sex månader från det att begäran inkom.